Ар кандай документтерди архивге өткөрүп берүү No125-F3 "Россия Федерациясындагы архив иштери жөнүндө" Федералдык Мыйзам менен жөнгө салынат. Документтер даярдалышы, сүрөттөлүшү, берилиши жана номерлениши керек. Бул иш жабылган күндөн тартып 12 айдын ичинде жасалышы керек.
Зарыл
- - папка;
- - байлоочу;
- - жөнөкөй карандаш;
- - документтик инвентаризация;
- - инвентаризацияны өткөрүп берүү.
Нускамалар
1 кадам
Документтерди архивге өткөрүү үчүн, аларды ирети менен жайгаштырыңыз. Уялоо тартиби хронологиялык тартипте болушу керек. Мисалы, сиз кылмыш ишин айтып жатсаңыз, анда биринчи бет соттун буйругунун көчүрмөсү болот, экинчиси алдын-ала чечим болот, ал эми иштин аягына чейин тергөө болот. Эгерде сиз кадрлар бөлүмүнөн архивге документтерди өткөрүп берсеңиз, анда биринчи баракта кызматтан бошотуу жөнүндө арыз, экинчисинде кызматтан бошотуу жөнүндө буйрук, үчүнчүсүндө бардык документтер аягына чейин датасы боюнча.
2-кадам
Бардык барактарды жайгаштыруу тартибинде биринчи номерден баштап номерлеңиз. Номерлөөнү жөнөкөй карандаш менен жасаңыз, бирок так. Документтерди инвентаризациялап, аягында канча номер жана баракча алганыңызды жазып, колуңузду, инвентаризация түзүлгөн датаны, уюмдун мөөрүн, жетекчинин колун коюңуз.
3-кадам
Бардык шейшептерди байлоочу материал менен байлап, үстүнө инвентарь тиркеңиз. Папкага, иш кагазын өткөрүп берген жарандын фамилиясы жана документтерди архивге өткөрүп берген жылы менен тамга кодун коюңуз. Иш аяктаган жыл бирдей болушу керек.
4-кадам
Ар бир иш үчүн өзүнчө папка жасаңыз же бир жылдын ичиндеги бардык учурларды бир чоң папкага салыңыз жана кодго жана тамга кодуна жалпы жазууну жасаңыз, башкача айтканда фамилиясы ошол эле тамга менен башталган жарандардын гана иштери бир папкага салынат. Эгерде сиз бир чоң папкага бир катар документтерди толтуруп жатсаңыз, анда жалпы барактардын саны 250дөн ашпашы керек.
5-кадам
Көктөрдү архивге өткөрүүдөн мурун, өткөрүп берүү тизмесин түзүңүз. Тизимдин биринчи тилкеси бардык көктөмөлөрдүн катар номерлерин, экинчиси номенклатурадагы индекстерди киргизүү үчүн арналган. Үчүнчү графага бардык аталыштардын аталышын, төртүнчүсүнө - өткөрүп берүү датасын, бешинчисине - барактардын санын, алтынчысына - архивдеги иш үчүн белгиленген сактоо мезгилдерин, жетинчи графага, бардык толуктоолорду жана жазууларды киргизиңиз. Көбүнчө, жетинчи графа кандайдыр бир себептерден улам документтерде баракчалар жок болуп калса же аларды дароо документалдык тизмеге туура эмес киргизип, өзгөртүүлөрдү киргизген болсоңуз толтурулат.
