Архивге тапшыруу үчүн документтерди каттоо жыл аяктагандан кийин жүргүзүлөт. Ошентип, белгиленген эрежелерге байланыштуу документтер сактоого даярдалат. Сактоо убактысына, ошондой эле документтердин баалуулугуна жараша, иштер толугу менен же жөнөкөйлөтүлгөн тутум боюнча толтурулат.
Нускамалар
1 кадам
Убактылуу сактоо документтерине (10 жылга чейинки мөөнөткө чейин) байланыштуу иштердин тизмесин түзүңүз. Иштин түзүлгөндүгүнүн тууралыгын текшерүү (туруктуу сактоо мөөнөтү бар документтер барбы). Көктөрдү папкаларга калтырыңыз, алар көктөмөлөрдүн номенклатурасына ылайык тутумдаштырылышы керек жана аларды номерлөөнүн кажети жок. Иштер архивге иштердин номенклатурасы боюнча тапшырылат.
2-кадам
Узак мөөнөткө сакталган учурларда (10 жылдан ашык) төмөнкүлөр жүргүзүлөт:
1. Капчыкты байлоо (катуу папкага салынган же төрт тешикке бекем жип менен капталган же байлап койсо болот).
2. Баракчаларды номерлөө (документтин текстине тийбестен, жогорку оң бурчунда кара графит карандаш менен жүргүзүлөт).
3. Күбөлөндүрүүчү жазууну түзүү (канча барактын тегерегинде экендигин, жаракаттары бар-жогун, колун жана датасын көрсөтүү).
4. Документтердин ички инвентаризациясын түзүү (өзгөчө баалуу документтери бар иштер үчүн, жеке, сот жана тергөө иштери ж.б.). Тизимдин аягында көктөгү документтердин санын жана инвентаризация барактарынын санын көрсөтүңүз.
5. Иштин мукабасынын бардык реквизиттерин каттоо (мекеменин аталышы, түзүмдүк бөлүм, иштин иш кагаздарынын индекси, иштин аталышы, иштин жарактуулук мөөнөтү.
3-кадам
Туруктуу же узак мөөнөткө сакталуучу документтерге инвентаризация жүргүзүңүз. Ал иштин жеке номерин камтышы керек, ошондой эле анын мазмунун жана курамын иштин аталышында ачып бериши керек. Тизимде ошондой эле көктөмөнүн сакталыш мөөнөтү көрсөтүлүшү керек. Иштердин санын жана биринчи жана акыркы иштердин санын, колун жана датасын көрсөтүңүз. Кадрлар иштери боюнча өзүнчө инвентаризация түзүлөт.
4-кадам
Даярдалган файлдарды архивге тапшырыңыз. Сиздин катышууңуздагы архив кызматкери номенклатурага же инвентаризацияга ылайык иштердин санын текшерип, тастыктоочу жазуу жазат, жок болгон иштердин номурларын белгилейт, иштерди кабыл алуу жана өткөрүп берүү күнүн белгилейт. Тизме иштерди өткөрүп берүүнү жана кабыл алууну жүргүзгөн адамдардын кол тамгалары менен тастыкталат.
