Архивдик иштин зор жана өзүнчө багыты деп документтерди уюмдун архивине өткөрүп берүү үчүн даярдоого байланыштуу суроолор эсептелет. Ошондуктан алар олуттуу көңүл бурууга арзыйт, анткени документтер менен иштөөнүн ушул этабында ар кандай методикалык жана практикалык каталар көп кетирилет, бул келечекте архивдин ишинде терс кесепеттерге алып келиши мүмкүн.
Нускамалар
1 кадам
Документтерди архивге өткөрүүгө байланыштуу бардык жумуштар, анын ичинде кадрлар документтери, адатта, төмөнкү баскычтарга бөлүнөт: - биринчиден, учурдагы өндүрүштө жана ал аяктагандан кийин документтерди түзүүнү жүргүзүү керек;
- иштер түзүлгөндөн кийин, алар бардык белгиленген эрежелерге ылайык түзүлүшү керек;
- андан кийин баалуулук экспертизасын жүргүзүп, архивдик сактоого даярдануу;
- уюмдун архивине өткөрүлүп берилген бардык документтерди инвентаризациялоону жүргүзүү;
- акыркы этапта расмий документтерди уюмдун архивине өткөрүп берүү.
2-кадам
Биринчиден, айрым комплекстерде, башкача айтканда, айрым учурларда персоналга байланыштуу документтерди туура түзүүнү жүргүзүү керек. Атайын папкаларда мындай расмий иш кагаздар компаниянын кызматкерлеринин ишмердүүлүгүнүн ар кандай аспектилери боюнча, аларды сактоо үчүн ар кандай мөөнөттөргө ээ болгон персонал үчүн буйрук катары түзүлүшү керек. Бул этап аткарылышы керек, анткени кадрларга тиешелүү буйруктардын айрым бөлүгү жалаң гана жумуш ордун козгогон актуалдуу маселелерге, ошондой эле кызматкерлерге үстөк акы төлөөгө жана жумушчу кызмат ордуна которууга арналган. Кагаздын бул түрү ишкананын архивинде кеминде жетимиш беш жыл сакталууга тийиш. Ошол эле учурда, жеке курамына байланыштуу буйруктардын көпчүлүгүндө компаниянын кызматкерлеринин ыкчам маселелери чагылдырылган: командировкага, кызматка, өргүүгө ж.б.у.с. Мындай документтер беш жыл бою сакталышы керек. Издөөнү колдонууга жана ар кандай учурларда ишти жеңилдетүүгө ыңгайлуу болуш үчүн, беш жылдык жана жетимиш беш жылдык мезгилдеги документтер түзүлүшү керек.
3-кадам
Ишкананын кызматкерлеринин жана бардык кызматкерлердин жеке эсептерин туура түзүү керек, алар эмгек акы жөнүндө маалыматтарга алфавиттик тартипте так кирет. Жеке папкалардагы бардык документтер келип түшкөн датага ылайык хронологиялык тартипте гана жайгаштырылышы керек. Ошондой эле папкада жайгашкан бардык документтер архивдик инвентаризацияны түзүшү керек, анда төмөнкүдөй маалыматтар камтылган: - кагаздын аталышы;
- инвентаризацияга киргизилген кагаздын катар номери;
- документтеги барактардын саны;
- документтин датасы жана номери (зарыл болсо);
- жеке делого киргизилген барактардын саны жөнүндө кыскача жазуу;
- Эскертүү.
