Жолугушуулардын натыйжалары протокол түрүндө документалдуу жазууну талап кылат. Бул документтин долбоорун түзүүдө, талкуунун толук негизин чагылдырып, бардык талкууну мүмкүн болушунча кыскача баяндап берүү керек.
Протокол жыйналыштан кийин жыйналыштын катчысы тарабынан түзүлөт, ал талкуулоо учурунда жазуу жазышы керек, же диктофон жаздыруусу керек. Экинчи вариант - мүмкүн болгон талаш маселелерди чечүү үчүн эң оптималдуу.
Визуалдык түрдө документ төмөнкү бөлүктөрдөн турат:
- жалпы маалыматтар;
- жыйналыштын күн тартиби;
- талкуулоо жана кабыл алынган чечимдер.
Жалпы маалыматтар
Бул маалымат блогу аталышын, жайгашкан жерин (шаар, жолугушуунун күнү, убактысы), катышкан адамдардын тизмесин камтыйт. Жолугушуунун аталышы - бул аталышы. Мисалы, кадрдык маселелер боюнча жумушчу топтун жыйыны. Күндүн жана убакыттын блогунда протоколго кол коюлган күн жөнүндө эмес, түздөн-түз өткөрүлгөн жолугушуу жөнүндө маалымат көрсөтүлөт.
Эгерде жыйын туруктуу түзүм (комиссия, жумушчу топ ж.б.) тарабынан өткөрүлсө, анда жалпы маалыматта туруктуу төраганын жана катчынын толук аты-жөнү көрсөтүлөт.
Катышып отургандардын тизмесин түзүүдө чакырылгандардын кызмат орундарынын жана иштеген жерлеринин аттары көрсөтүлүшү керек. Бул маалымат блогу "Учур" сөзүнөн башталат. Эгерде отурумда добуш берүү каралган болсо, анда протоколго катышкандар эки топко бөлүнүшөт - добуш берүү укугу менен жана добуш берүүгө катышуу укугу жок.
Жолугушуунун күн тартиби
Отурумдун күн тартиби жыйналышка чейин түзүлөт. Бирок, өзгөчө учурлар бар, мисалы - шашылыш жыйындар. Бул блокто баяндамачылар жана отчеттордун мөөнөтү көрсөтүлбөстөн, жыйналыштын маселелери келтирилген. Жолугушуу бир маселени талкуулоо үчүн чакырылса дагы, ал документтин аталышына кирбейт, бирок күн тартибинде түзүлөт.
Сөз сүйлөө убактысына жараша, сунуш кылынган күн тартиби автоматтык түрдө бекитилиши же төрага тарабынан добушка коюлушу мүмкүн. Бул учурда талкуу жыйналыштын күн тартибин бекитүү маселесинен башталат. Эгерде каршы пикирлер жок болсо, анда протоколдо мындай чечим төмөнкүдөй жол-жоболоштурулат: "Күн тартибине макулдук берүү маселеси добушка коюлду." Төмөндө добуш берүүнүн жыйынтыгы: "Добуш берди: макул - (добуштардын саны), каршы - жок, калыс - жок".
Талкуу жана чечим кабыл алуу
Суроолордун эң чоң бөлүгү талкуунун жүрүшүн чагылдыруу үчүн сакталган. Күн тартибиндеги ар бир маселе күн тартибиндеги сөздөрдөн баштап өзүнчө блокко салынат. Андан кийин отчеттун жүрүшү жүрөт, ал төмөнкү формада түзүлөт: “Угулган: (баяндамачынын толук аты-жөнү)”. Тажрыйбалуу транскрипторлор сүйлөгөн сөздөрдү көчүрүп алууну эмес, бир нече сүйлөм менен туюндурула турган жалпы маанини калтырууну сунуш кылышат. Эгерде докладдын көпчүлүгүнүн маанисин сактоо маанилүү болсо, анда докладдын текстинде ага шилтеме жасап, докладдын тезистерин же презентациядан үзүндүлөрдү келтирүүгө болот.
Ошол эле талкуунун жүрүшүн чагылдырууга тиешелүү. Эгерде бир нече баяндамачы бир эле көз карашты карманса, анда алардын сөздөрү төмөнкү формада жол-жоболоштурулушу мүмкүн: “Спикердин оюн колдогон спикерлер (сүйлөгөндөрдүн толук аты-жөнү)”.
Ар бир суроонун натыйжасында, бир чечим чыгышы керек. Ал чечимдердин долбоорунда алдын-ала даярдалышы керек же талкуунун жүрүшүндө жыйналыштын катышуучулары өзүлөрү иштеп чыгышы керек. Чечимдер конкреттүү формулировка түрүндө кабыл алынат, алар бир мааниде жана так берилиши керек. Таза маалыматтык сүйлөө боюнча чечимдерди жыйналыштын катышуучулары эске алышы мүмкүн.
Эгерде жыйналышта добуш берүү каралган болсо, анда ар бир маселеден кийинки протоколдо анын жыйынтыктары камтылышы керек: "Чечим бир добуштан кабыл алынды", "Чечим көпчүлүк добуш менен кабыл алынды", "Чечим кабыл алынган жок." Ушул сыяктуу эскертүүлөр жазылышы керек маселелер талкуудан алынып салынган, башка жыйналышка калтырылган же баяндамачынын жоктугуна байланыштуу каралбаган учурларда.
Аягында протоколго төрагалык кылуучу жана катчы кол коет жана зарылчылык болсо чогулушту чакырган уюмдун мөөрү менен күбөлөндүрүлөт.
