Айрым компаниялардын документтери ондогон жылдар бою бар. Маанилүү кагаздар бырышып же жоголуп кетпеши үчүн, аларды катуу картон же пластмассадан жасалган папкаларга салыш керек. Идентификациялоо үчүн ар бир келишимге өзүнчө номер бериңиз.
Нускамалар
1 кадам
Каалаган келишимди табууну жеңилдетүү үчүн, эсепке алуу китебин жүргүзүңүз. Документти берип, ушул журналга киргизиңиз. Номерге кошумча, келишим түзүлгөн күндү киргизиңиз. Журналдагы жазуу төмөнкүдөй болушу керек: 1. 22.02.2011-ж. № 123TP келишим. Эскертүүлөрдө, документтин корпоративдик стили талап кылган учурда, келишимдин маңызын көрсөтсөңүз болот.
2-кадам
Эгерде компанияда бир нече юридикалык жактар болсо, ар бири үчүн өзүнчө келишимдер китебин түзүңүз. Белгиңизде кадимки белгилерди колдонуңуз. Мисалы, "Маша жана Аюулар" ААКнын келишимдерин 123ММ деп жазыңыз. Жана 123TP менен ZAO "Three Little Pigs" баалуу кагаздарын белгилеңиз. Башаламандыкка жол бербөө үчүн сандарды дайындаңыз.
3-кадам
Келишим бардык жактыруулардан өтүп, эки тараптын башкы директорлору тарабынан кол коюлган, мөөр басылган, ал папкага жазылышы мүмкүн. Катуу капталган папкаларды тандаңыз - алар документтердин сакталышын камсыз кылат. Ар бир юридикалык жактын өзүнүн папкасы керек.
4-кадам
Шейшептердин алдында. Бир тешикти алып, жаңы тешиктерди тешип алыңыз. Документти папкага салып, аны атайын антенналар менен бекемдеңиз. Бир келишимди экинчисинен бош А4 баракча менен бөлүп алыңыз.
5-кадам
Сиз дагы башка жол менен келишим түзсөңүз болот. Бул ачык файлдарды талап кылат. Ар бир документти өзүнчө файлга жайгаштырып, папкага кадаңыз.
6-кадам
Өтө көп келишимдерди бир папкага сактабаңыз - бырыш түшүшү мүмкүн. Папканы оңой жабуу керек, айрым барактар жабышып калбашы керек.
7-кадам
Келишимдери бар папкаларды сактоо үчүн, шкафта өзүнчө текче бар. Папкага документтин ээси болгон жылды жана юридикалык жакты жазыңыз. Бул, керек болсо, керектүү кагаздарды тез арада табууга мүмкүнчүлүк берет.
8-кадам
Үч жыл мурдагы келишимдери бар папкаларды ар дайым сактоонун кажети жок. Аларды кагазга салынган кутучаларга, жыл жана документтер берилген юридикалык жакка кол коюңуз. Кутучаларды кампага жөнөтүңүз. Сактоо үчүн кургак жер тандаңыз. Нымдуулук кагазга зыяндуу.
