Иш кагаздары - бул бардык административдик жана иш кагаздарынын эсебин жүргүзүүгө мүмкүндүк берген ар кандай ишкананын ишинин маанилүү бөлүгү. Кызматкер же бүтүндөй бирдик, анын милдеттерине кеңсе иши кирет, менчигинин түрүнө карабастан, ар бир ишканада бар. Билимдүү жеткирилген кеңсе иши - бул бүткүл ишкананын координацияланган ишинин кепилдиги жана анын ишкердүүлүктөгү жана базардагы конъюктурага тез жооп кайтаргандыгы.
Кеңсе эмне үчүн иштейт?
Эртеби-кечпи, иш башталгандан кийин, ар кандай ишкана негизги башкаруу куралы болгон документтер менен иштөөнү уюштуруу зарылчылыгына туш болот, анткени алардын жардамы менен колдонмолорду өткөрүп берүү жана башкаруу чечимдери жеткирилет белгилүү бир аткаруучуга. Ишканада иш кагаздарын жүргүзүү тутуму иш кагаздары менен иштөөнү жеңилдетүү максатында документтердин стандартташтырылышын жана бир түрдүүлүгүн камсыз кылуу, анын эсебин алууну жана сактоону уюштуруу максатында иштелип чыккан. Иш кагаздарын жүргүзүү тутумунун функцияларына төмөнкүлөр кирет:
- ар кандай документтин өтүшүн жана анын өз убагында аткарылышын контролдоого мүмкүндүк берүүчү, документтерди кыска убакыттын аралыгында эң кыска жол менен тез арада өткөрүп берүүнү камсыз кылган иш процессин сабаттуу уюштуруу;
- бардык кирүүчү, чыгыш жана ички документтерди каттоонун жана эсепке алуунун автоматташтырылган тутуму;
- документтерди архивдөө, бул аларды расмий критерийлер боюнча тутумдаштырууга жана аларды кейстерге түзүүгө мүмкүндүк берет;
- иштердин номенклатурасын түзүү - иштин башчыларынын тизмелерине ылайык, аларды тутумдаштырууну жеңилдетүүчү жана мыйзамдарда же тармактык ченемдик укуктук актыларда белгиленген архивдерди сактоо мөөнөтүн аныктоодо коддордун тутуму.
Эгерде ишканада документ жүгүртүү менен иштөөнүн ушул функциялары аткарылса, иш кагаздарын жүргүзүү тутуму оңдолуп, талапка ылайык иштейт деп айтсак болот.
Уюштуруу жана укуктук аспектилер
Ишкананын реквизиттерин камтыган ар кандай документ иш кагаздары деп эсептелет, ошондуктан ал үчүн укуктук кесепеттер аныкталат, б.а. келип чыккан чыр-чатактарды жана карама-каршылыктарды чечүүдө ушул документ сотто көрсөтүлсө болот. Ошондуктан иш кагаздарын жүргүзүү ченемдик документтердин - атайын иштелип чыккан, юридикалык кызмат тарабынан текшерилген жана ишкананын жетекчиси тарабынан бекитилген көрсөтмөлөрдүн негизинде жүргүзүлүшү керек. Бул көрсөтмө бир гана колдонмо эмес, ошондой эле аткарылышы үчүн милдеттүү болгон документ, ошондуктан бардык кызыкдар адамдар аны кол тамгалар менен тааныштырышы керек.
Ишкана өз ишин жүзөгө ашырган документтердин формалары стандартташтырылышы керек. Бланктарда көрсөтүлүүгө тийиш болгон деталдардын курамы ГОСТ Р 6.30-2003 «Бирдиктүү документ тутумдары. Уюштуруу-тескөө документтеринин бирдиктүү тутуму. Иш кагаздарын жүргүзүүгө талаптар деген темада. Ушул эле стандарт ишкердик жана административдик документтерди иштеп чыгууга талаптарды белгилейт.
