Туура уюштурулган иш кагаздары ар бир (кичинекей болсо дагы) ишкананын ийгиликтүү ишинин курамдык бөлүктөрүнүн бири болуп саналат. Чындыгында, бизнес өнөктөштөрдүн биринчи таасири негизги документтердин (буйруктар, көрсөтмөлөр, каттар ж.б.) кандайча түзүлгөндүгүнө байланыштуу. Кирүүчү, чыгыш жана ички документтердин агымдары канчалык тез өтөөрү дагы маанилүү.
Нускамалар
1 кадам
Ишканада иштин жүрүшү үчүн конкреттүү кызматкер жооп бериши керек. Эгерде ишкана анчалык чоң болбосо, анда ал катчы, катчынын жардамчысы. Эгерде уюмдун курамына бир нече бөлүмчөлөр кирсе (айрыкча, алар ар башка аймактык жайгашкан жерлери бар болсо), мектепке чейинки билим берүү мекемесинин кызматы уюштурулат (жетекчиликтин документтерин камсыз кылуу).
Компаниянын иш кагаздарын жүргүзүү боюнча нускамаларын иштеп чыгып, кайра карап чыгып, өзгөртүүлөрдү киргизгендер. Документти даярдоодо "Федералдык Аткаруу органдарында иш кагаздарын жүргүзүү эрежелерин" негиз катары алсаңыз болот.
2-кадам
Бул маанилүү, чечүүчү этап, анткени иш кагаздарын жүргүзүү боюнча нускамалар бекитилгенден кийин ишканадагы документтер белгилүү бир стилге шайкеш келиши керек:
- деталдардын жайгашуусу (узунунан, бурчтук);
- корпоративдик шрифт;
- формат (кагаздын көлөмү, чегинүүлөр).
Нускамада ишкананын үлгүлүү формаларынан тышкары, кириш / чыгыш документтерин каттоону уюштуруу сыяктуу маселелер чагылдырылышы керек; кабыл алынган документтердин жана чечимдердин аткарылышын контролдоону уюштуруу; документтерди архивге даярдоо жана өткөрүп берүү ж.б.
3-кадам
Белгилүү бир предметтин документтери берилген папкаларды түзүү иштердин номенклатурасына ылайык жүргүзүлүшү керек. Ал иш кагаздарын жүргүзүүгө жооптуу адам тарабынан, "Сактоо убактысын көрсөтүү менен, уюмдун ишинде түзүлгөн стандарттуу башкаруу документтеринин тизмесинин" негизинде иштелип чыгат.
4-кадам
Иштердин номенклатурасын иштеп чыгуу боюнча иш көлөмдүү болгондуктан, кеңири билимди талап кылат, бул боюнча айрым кызматтардын жана бөлүмдөрдүн өкүлдөрүн тартуу менен ишти уюштуруу туура болот. Алар кызматта же бөлүмдө түзүлгөн иштердин тизмесин түзүшөт (ошондой эле сактоо мөөнөттөрү көрсөтүлөт), ал эми мектепке чейинки билим берүү мекемеси ишкана үчүн иштердин жыйынды номенклатурасын түзөт.
5-кадам
Документтер менен иштөөнү жеңилдетүү үчүн электрондук документ жүгүртүү тутумун (EDMS) колдонгон ишканалардын саны көбөйүүдө. Ар кандай ишкана үчүн натыйжалуу иштеп жаткан EDMSти тандап алууга болот (кызматкерлердин саны 7 же 2000 менен). Бүгүнкү күндө баа / сапаттын катышы боюнча эң натыйжалуу "Дело", "EVFRAT-Документ Менеджмент" сыяктуу тутумдар.
Бирок сиздин ишкана EDMS сатып ала элек болсо дагы, стандарттуу Microsoft Office программалары жардамга келет. Адаттагыдай Word, Excel, PowerPoint каражаттарын колдонуп, документтердин дизайнын корпоративдик иденттүүлүктүн талаптарына ылайык уюштуруу, электрондук документ жүгүртүмүн орнотуу мүмкүн.
