Чыгуучу документтер - бул уюм үчүнчү жактын адресаттарына (жөнөтүүчүлөргө, керектөөчүлөргө, көзөмөлдөөчү органдарга ж.б.) же башка шаарлардагы кесиптештерине жиберген расмий каттар. Эреже боюнча, эки кызматкер ушул кат алышууларды жүргүзүү үчүн жоопкерчиликти бөлүшөт: түзүүчү жана катчы. Биринчиси, текстти даярдоо жана макулдашуу үчүн жооп берет. Экинчиси катты каттайт, түп нускасын көздөгөн жерине жөнөтөт жана кызмат көчүрмөсүн сактайт.
Зарыл
- - компаниянын формасы;
- - тексттик редактор орнотулган компьютер;
- - чыгуучу документтерди каттоо журналы.
Нускамалар
1 кадам
Эгер сиз түзүүчү болсоңуз
Документтин долбоорун даярдаңыз. Чыгуучу каттар активдүү жана жооптуу болушу мүмкүн. Биринчи учурда, сиз кандайдыр бир расмий маселе боюнча башка уюм же белгилүү бир адам менен кат алышууну баштайсыз (баштайсыз). Жооп катында келип түшкөн сурамга туура келген маалыматтар камтылышы керек.
2-кадам
Катты эки нускада уюмуңуздун бланкына басып чыгарыңыз. Документтин "баш" деп аталган жогорку бөлүгү туура форматталгандыгын текшериңиз. Оң жактагы бланкта жайгашкан компаниянын реквизиттеринен тышкары, ага адресаттын маалыматтары жана каттын башы кирет.
3-кадам
Жогорку сол бурчка документ дайындалган адамдын аталышын, баш тамгаларын жана фамилиясын, уюмдун же жеке адамдын дарегин жазыңыз. Маалыматты көрсөтүү процедурасы так ушундай болушу керек, мисалы:
"Волна" ЖЧКсынын башкы директоруна
I. I. Сидоров
Рабочая көч., 37, кеңсе он төрт, Саратов, 109235.
4-кадам
Оң жакта, уюмуңуздун деталдары астында каттын аталышын коюңуз. Ал кыска, тексттин мазмунун так чагылдырган болушу керек. Мисалы: "Имараттын санитардык абалына пландуу текшерүү жүргүзүү жөнүндө" же "Капиталдык ремонтко муктаж болгон үйлөр жөнүндө маалымат берүү жөнүндө".
5-кадам
Негизги текстти адресатка кайрылып, ага ушул каттын эмне себептен жөнөтүлгөндүгүн көрсөтүү менен баштаңыз. Мисалы: “Урматтуу Иван Иванович! Ижарага алынган имараттын санитардык абалын 2011-жылдын 14-январында пландуу текшерүү жүргүзүү жөнүндө маалымдайбыз”.
6-кадам
Чыгуучу документке тиркемелер бар болсо, аларды негизги тексттин артынан тизмелеп жазыңыз, мисалы: “Тиркеме 3 бетте. 1 нускада. Тексттин акыркы барагынын эң төмөн жагында документтин автору көрсөтүлүшү керек. Эреже боюнча, каттын автору фамилиясын, баш тамгаларын жана жумушчу телефонун башкы шрифттен кичине терет.
7-кадам
Катты каалаган багыттагы уюмуңуздагы чечим кабыл алуучулар менен текшерип алыңыз. Мисалы, акча каражаттарынын сарпталышына байланыштуу документтер бухгалтер тарабынан бекитилет, ал эми салык кызматынын сурамына жоопторго адвокат кол коет. Катты жактырган уюмдун кызматкерлери тексттин аягында экинчи нускасына стенограммасы бар жеке кол тамгаларын жетекчинин виза берүүчү жеринин астына коюшат. Керектүү жактырууларды алгандан кийин, чыккан документке уюмдун жетекчиси кол коет.
8-кадам
Макулдашылган жана кол коюлган документти кызматкерге тапшырыңыз. Эгер көчүрмөсүн сактап калгыңыз келсе, кошумча көчүрмөсүн басып чыгарыңыз. Ага кызматкерден чыккан номерди коюуну сураңыз.
9-кадам
Эгер сиз катчы болсоңуз
Баштапкыдан келген катты кабыл алыңыз. Негизги деталдардын бар экендигин жана тууралыгын, бекитүү визаларын, жаратуучу жөнүндө маалыматты жана менеджердин колун текшерип алыңыз. Катка тиркемелердин болушуна көңүл буруңуз.
10-кадам
Чыгуучу почта журналына документ жөнүндө маалыматты жазыңыз. Эгерде сиздин уюм электрондук документ жүгүртүүгө өткөн болсо, анда маалымат базасын жүргүзүү боюнча нускамага ылайык иш алып барыңыз. Салттуу кагаз журналы үчүн каттоонун катаал эрежелери жок. Бирок, иш жүзүндө төмөнкү тилкелерден турган таблица көп колдонулат:
- датасы;
- чыгыш документинин номери;
- адресат;
- кыскача маалымат (аталышы);
- документтин автору;
- Эскертүү.
11-кадам
Чыгуучу номер төмөнкүдөй түзүлөт. Алгач, чыккан билдирүүлөрдүн көчүрмөлөрү сакталган папканын фондулук тизмесинин номерин көрсөтүңүз. Чекит же кыйшык сызык аркылуу белгилүү бир каттын катар номерин жазыңыз. Сиз аласыз: "01-14-256" же "01-14 / 256", анда 01-14 иштин номери, 256 документтин номери.
12-кадам
Форманын атайын сабына чыгыш номерин киргизиңиз. Жооп каты үчүн, ага байланыштуу келген документтин номерин көрсөтүүнү унутпаңыз. Каттын биринчи нускасын конвертке салып (бекитүү визасыз) жана адресатка жөнөтүңүз. Тиешелүү файл папкасында документтин көчүрмөсүн тапшырыңыз.
