Этикет - бул көп кырдуу түшүнүк, коомдо, дасторкондо же коомдук жайларда жүрүм-турум эрежелери бар. Ошондой эле ишкердик этикети, тактап айтканда, ишкердик жазуу этикети деген нерсе бар. Компаниянын кадыр-баркы көбүнчө кардарлар, кызматкерлер жана өнөктөштөр менен кат алышуунун кандай жүргүзүлүшүнөн көз каранды.
Ишкердик кат алышуунун жалпы эрежелери
Жазма сүйлөө оозеки, айрыкча ишкердик кат алышуудан өтө айырмаланат. Заманбап чындыктар, жазуу кагаз бетиндеги билдирүүнү эмес, электрондук почта билдирүүсүн көбүрөөк билдирген.
Өнөктөштөр менен ишкердик сүйлөшүүлөргө келгенде, бизнес учурларына байланыштуу бардык билдирүүлөр жөнүндө, электрондук почта маалыматты өткөрүп берүүнүн мыкты варианты болуп саналат. Бирок, чакыруу, рахмат же куттуктоо каттарын жазуу кагаз жүзүндө жүргүзүлөт.
Сапаттуу кагазды, жана уюмдун логотиби түшүрүлгөн бланкты колдонуу жакшы тажрыйба деп эсептелет. Маанилүү каттарды же чакырууларды атайын иш-чараларга чабарман же катталган почта аркылуу жеткирген жакшы. Жакшынакай жана сапаттуу кагаздагы билдирүү катуу көрүнөт жана компаниянын рейтингин көтөрөт.
Ишкердик кат алышууда билдирүүнүн тууралыгы, сабаттуулугу жана тактыгы маанилүү. Ашыкча эмоционалдуулукка, тааныштыкка, кордогон сөздөргө, ошондой эле презентациянын узактыгына жана түшүнүксүздүгүнө жол берилбейт.
Текстти түзүп, акцентти жана тыныш белгилерин туура жайгаштыруу керек, алуучу каттын эмне жөнүндө экендигин так түшүнүшү керек.
Баарлашуу стилине келсек, флоралык фразалардан, татаал көп баскычтуу сүйлөмдөрдөн жана керексиз сөздөрдөн алыс болгонуңуз оң. Ишкердик кат алышууда кесипкөй клиштердин көптүгүнө жол берилет.
Тактык үчүн текстке диаграммаларды, схемаларды же таблицаларды кошо аласыз.
Ишкердик кат алышууда смайликтерди жана сүрөттөрдү колдонууга жол берилбейт. Жөнөтүүдөн мурун текстти ката жана ката кетиргендигин текшерип алыңыз.
Бизнес катты иштеп чыгуу эрежелери
Жакшы жазылган ишкердик кат так структурага ээ болушу керек. Бирдиктүү стандарт жок, бирок дизайндын жалпы эрежелери бар.
Ишкердик кат жөнөтүүчү уюмдун баш сөзүнөн, куттуктоосунан, мазмунунан (негизинен), коштошуудан, колтамгасынан жана реквизиттеринен турат.
Каттын "башы" адатта уюмдун аталышын, логотибин, дарегин жана байланыш үчүн байланыштарды (телефон, электрондук почта, факс) камтыйт.
Ошондой эле, компаниянын ишинин түрү жана менеджерлердин аты-жөнү баш сөзүндө жазылышы мүмкүн.
Калпак көбүнчө барактын ортосуна басылат, кээде анын жогорку бурчуна жайгаштырылат.
Абройлуу компаниянын өзүнүн бланкасы болушу керек. Ошондой эле, электрондук почталардын формалары болушу керек, бул уюмга бекемдик берет.
Куттуктоо бөлүгүндө, эгер билдирүү адамдар аралык мүнөздө болбосо, анда "Кутман күнүңүз" же "Салам" деп жаза аласыз. Ачык ишкердик катта, билдирүүдө же башка ишкердик документтерде дароо дарек ээсине ысымы жана атасынын аты менен кайрылуу туура болот.
Ишкердик кат алышууда эң негизгиси каттын негизги мазмуну - негиз болуп саналат.
Бул бөлүк эң жогорку маалыматтык жүктөмгө ээ, анда кайрылуунун максаты ачылат.
Байланышуу үчүн бир нече себептер болушу мүмкүн, тиешелүүлүгүнө жараша, ар бир аспектинин презентациясы өзүнчө абзацтан башталат. Каттын негизги бөлүгүнүн структурасы темаларды айырмалоо жана маалыматты жакшыраак түшүнүү үчүн керек.
Параграфтын мисалына төмөнкүдөй фразалар кирет: "биз сизден суранабыз", "маалымат беребиз", "кароону сунуш кылабыз" жана башкалар.
Аспектилеринин ичинде бир структура бар экендигин унутпоо керек.
Ишкердик катты жөнөткөн адам суроо-талаптын актуалдуулугун негиздеп, анын негизги мазмунун ачып, оң жооп болгон учурда күтүлүп жаткан натыйжаны сүрөттөп бериши керек.
Түз сүйлөөнүн формулалары ишкердик каттарда сейрек колдонулат. Акыркы сөз айкашынын негизги максаты - адресатка болгон сый-урматты жана адептүү сылыктыкты билдирүү. Жабылуу сүйлөмдөрдүн мисалдары: "эң жакшы каалоолор", "эң жакшы тилектер", "жообуңуз үчүн алдын ала рахмат" жана башкалар.
Каттын аягында жеке колу коюлушу керек. Адатта, жөнөтүүчүнүн фамилиясы, инициалдары жана кызматы, ошондой эле байланыш телефондору көрсөтүлөт.
Ири компаниялар электрондук кол тамганы колдонушат. Бул ар бир тамганын аягына автоматтык түрдө орнотулган текст колу коюлган атайын файл. Электрондук кол тамга беш-алты саптан ашпашы жана жетимиш белгиден ашпашы керек.
Бул дизайн структурасы жарнамалык каттарга, коштомо каттарга жана ыраазычылык каттарга, ошондой эле билдирүүлөргө, билдирүүлөргө, дооматтарга жана эскертүүлөргө тиешелүү.
Ири көлөмдөгү маалыматты жөнөтүүдө каттын негизги бөлүгүнө кыскача колдоо көрсөтүлүп, негизги пакет өзүнчө тиркеме катары түзүлөт. Эгерде тиркеме "салмактуу" болсо, анда алуучуга посттогу коштомо катта эскертүү керек.
Ишкердик катка жооп
Ишкердик этикеттин эрежелерине ылайык, катка жооп эки-үч күндөн кечиктирилбеши керек. Эгерде бир катар объективдүү себептерден улам жооп алуу үчүн узак убакыт талап кылынса, ал жөнүндө жөнөтүүчүгө кабарлаңыз, бул жакшы форма деп эсептелет жана компаниянын ишенимин арттырат.
Эң негизгисин унутпаңыз - ачык спамдарды кошпогондо, бардык электрондук почталарга жооп беришиңиз керек.
Ишкердик каттарга жооп бергенде, сүйлөөнүн стандарттуу формулалары көп колдонулат:
- "Сизге маалымат бергенибизге өкүнөбүз …";
- "Сизге рахмат …";
- "Биз сизди кубаныч менен чакырабыз …";
- "Биз сизге эскертебиз …";
- "Сиздин талабыңызга ылайык, биз маалымдайбыз …" жана башкалар.
Ыңгайлуу болуш үчүн, сиз окшош сүйлөө үлгүлөрү менен өзүнчө файл түзсөңүз болот. Бош орундарга кайрылсак, ишкердик каттарды жазууну бир топ жеңилдетип, тездетесиз.
Эгерде кат маанилүү болсо жана анын адресатка жеткирилгендигин так билишиңиз керек болсо, анда курьер аркылуу жеткирүүгө буйрук бериңиз же катталган катты (орусча почта) бериңиз. Электрондук почтада "Алынган билдирүү" функциясы бар, ал автоматтык түрдө сиздин билдирүүңүздүн каралганы жөнүндө ырастоону жөнөтөт.
Эгерде катка жооп жок болсо, этикетке ылайык, кырдаалды корреспонденция менен тактоо үчүн кошумча чалууга болот.
Ишкердик кат алышуунун түрлөрү
Башында, ишкердик кат алышуунун эки түрү бар: ички жана тышкы. Тышкы корреспонденция - бул үчүнчү жактын алуучусуна жиберилген кат-кабарлар, ал эми ички кат алышуу бир фирманын чегинде колдонулат.
Ишкердик каттар максатына ылайык: арыздар, маалыматтык каттар, жарнамалар, сурамдар, сунуштар, сунуштар, эскертүүлөр, доолор, чакыруулар жана башкалар.
Кат - билдирүү адресатка жалпы иштин алкагында кандайдыр бир тапшырмаларды аткарышы керек болгон маалыматты камтыйт. Мындай маалымат алуучу үчүн дагы, жөнөтүүчү үчүн дагы маанилүү жана маанилүү.
Колдонмо - маалыматты же кызматты алуу максатында сурам жөнөтүүнү камтыган ишкердик кат алышуунун бир түрү. Мисалы, иш-чарага катышуу үчүн арыз.
Суроо - кызыктырган маалымат алуу үчүн жазуу жүзүндө суроо-талап. Өтүнүч расмий жана милдеттүү болушу мүмкүн.
Сунуш катта адатта кызматташуу же белгилүү кызматтар жана коммерциялык сунуштар келтирилет. Адатта, мындай каттар бир эле учурда бир нече даректерге жөнөтүлөт; массалык түрдө жөнөтүүнү колдонсо болот.
Чакыруу - жолугушууга же салтанаттуу иш-чарага жеке чакыруу каты. Мындай кат алышууларды түзүүдө атайын майрамдык бланктарды же открыткаларды колдонууга жол берилет. Эң башкысы - иш-чаранын аталышы, дареги, жолугушуунун убактысы жана орду так жазылышы керек.
Эскертүү каты - бул бардык милдеттенмелердин аткарылышы жөнүндө билдирүү: карызды төлөө, отчет берүү, чогулуш жөнүндө эскертүү жана башкалар.
Эгерде тараптардын бири келишимдик шарттарды аткарбаса же келишимди бузса, жабыркаган тарап доо арыз менен кайрыла алат. Каттын айырмалоочу белгиси - дооматтар - бузулган шарттардын деталдуу сүрөттөлүшү, келтирилген зыяндын ордун толтуруу жөнүндө маалыматтар, аныкталган мыйзам бузууну четтетүү. Көп учурда бул кат алышуу документтердин көчүрмөлөрү, сүрөттөр жана кабыл алуу күбөлүктөрү менен толукталат.
Сунуш каттарда үчүнчү жакка же компанияга баа берилет жана алардын мүнөздөмөлөрү келтирилген. Мындай билдирүүлөр көбүнчө жаңы кызмат ордуна талапкер болгондо көп кездешет.
Бизнес электрондук почтанын өзгөчөлүктөрү
Бүгүнкү күндө ишкердик каттардын көп пайызы электрондук почта аркылуу жөнөтүлөт, ошондуктан ишкердик этикет эрежелери электрондук ишкердик байланышты жүргүзүү боюнча талаптарды да түзөт.
Жөнөтүүчүнүн дарегин жакшылап окуп чыгыңыз. Сизге ушул сыяктуу почта ящиктеринин даректери: "cupercat" же "mini - bikini" билдирүүлөрү келип турушу керек. Кадимки спамдардан тышкары, мындай даректерден келген билдирүүлөрдө вирустар болушу мүмкүн.
Ар дайым темаңызды кыска жана так белгилеңиз.
Этикет баштапкы билдирүүнү келтирүүгө мүмкүндүк берет, алуучу ал жерде эмне болуп жаткандыгын дароо түшүнө алат.
Тиркемеге кошумча материалдарды тиркөөгө жол берилет.
Ишкердик байланыш жаатында этикеттин эрежелерин билүү жана колдонуу жөнөтүүчүнүн жакшы кадыр-баркка ээ болушуна жана жаңы өнөктөштөрдү тартуусуна жардам берет.
