Уюмга кирген документтер эсепке алынат. Адатта, келген каттарды каттоо кеңсенин милдети, бирок чакан жамааттарда бул жоопкерчилик катчыга жүктөлөт. Корреспонденцияны иштеп чыгуу ыкмасы, эреже катары, иш кагаздарын жүргүзүү боюнча ички нускамада кеңири баяндалган. Эгерде ал жок болсо, жаңы документтерди иштеп жатканда, сиз иш-аракеттердин белгилүү бир тартибин кармануу керек.
Зарыл
- - келип түшкөн кат-кабарларды каттоо журналы;
- - "Кирүүчү кат" мөөрү.
Нускамалар
1 кадам
Келген каттарды кабыл алуу жана иреттөө. Бардык каттарды ачуу керек, өзгөчө белгиси бар каттардан тышкары, мисалы, "Жеке менеджерге" же "Жашыруун" ж.б. Конвертти ыргытууга шашылбаңыз, адегенде текстте артка кайтуу дареги көрсөтүлгөндүгүн текшериңиз. Каттоо үчүн бухгалтердик документтер (эсеп-фактуралар, эсеп-фактуралар), куттуктоолор, жарнак материалдары талап кылынбайт.
2-кадам
Келген каттар жөнүндө маалыматты кириш каттардын журналына киргизиңиз. Бул электрондук же салттуу (кагаз) болушу мүмкүн. Электрондук формаларды толтурууда программанын иштеп чыгуучуларынын сунуштарын аткарыңыз. Компьютердик тутумдар иш кагаздарын жүргүзүүнү жеңилдетет, керектүү маалыматты тез табууга жардам берет. Бирок аларда унификация маанилүү, маалыматты киргизүү эрежелерин так сактоо, антпесе документ маалыматтар базасында жоголуп кетиши мүмкүн.
3-кадам
Салттуу журналды басмаканадан сатып алыңыз же A4 блокнотуна өзүңүз тизип алыңыз. Ага коюлган негизги талап - издөөнүн жеңилдиги, толтуруунун тактыгы жана тактыгы. Журналды төмөнкү графалар менен таблица түрүндө жүргүзүү ыңгайлуу: 1. Катталган датасы. Келген күндөрү келип түшкөн каттарды карап чыгып, кечинде менеджердин кароосуна тапшырыңыз, эгерде уюм башка жол-жобону кабыл албаса; Каттоо номери. Бул документтин атрибуту "Кириш документтер" делосунун (уюмдун иштеринин бекитилген номенклатурасына ылайык) номеринен жана келип түшкөн каттын катар номеринен (календардык жылдын башынан тартып) турат. Мисалы, "No 01-12-273", мында 01-12 - иштин номенклатуралык номери, 273 - каттын уникалдуу номери. Бардык келип түшкөн каттар кийинчерээк алынган нускаларынын санына карабастан, бир жолу катталат, анын ичинде электрондук нускалары; 3. Каттын автору (уюм, жеке адам), мисалы, "Встреча ЖЧК" же "Аймактык администрация, жетекчинин орун басары В. С. Сидоров" ж.б. Документтин темасы. Бул тилкени каттын башындагы маалымат менен толтурсаңыз же аны окугандан кийин кыскача негизги ойду түзсөңүз болот. Ушундайча жазыңыз, кийинчерээк кайсы документ жөнүндө сөз болуп жаткандыгын оңой эстеп, кесиптештериңизге түшүндүрүп бериңиз. Мисалы, "Транспорттук кызмат көрсөтүүлөргө келишим түзүү жөнүндө" же "12.12.2011-жылга чейин киреше салыгы боюнча маалыматтарды берүү жөнүндө" ж.б.; 5). Аткаруучу. Менеджердин виза алгандан кийин кутучаны толтуруңуз. Жоопту даярдай турган адамдын аты-жөнүн жазыңыз. Бул жерде мөөнөтүн белгилеңиз. Шашылыш катка жооп берген күндү белгилеңиз же астын сызыңыз. Эскертүүлөр. Бул жерде сиз менеджердин буйругун аткаргандыгы жөнүндө жазууларды жасай аласыз, же катка маанилүү тиркемелердин бар экендигин көрсөтсөңүз болот же кызматкерлердин жумуш ордунда болгон нускаларынын санын белгилесеңиз болот.
4-кадам
Таблицаны өзүңүз каалагандай толтуруңуз. Мисалы, документтердин сакталышынан коркуп, катты алганда, подрядчиктин колу коюлган кутучаны тандаңыз. Бирок, журналды жана өзүңүздү ашыкча жазуулар менен жүктөбөңүз. Документте бардык керектүү маалыматтар камтылган, каттоо бланктары андагы иштин этабын аныктоого гана жардам берет.
5-кадам
Бардык каттарга атайын штамп коюңуз, ал кат алышуунун түрүн көрсөтөт - "Кириш". Басып чыгаруу документтин биринчи барагынын төмөнкү оң бурчунда болушу керек. Басып чыгаруу текст менен дал келбестигин текшерип коюңуз. Басма сабына сериялык номерин жана келип түшкөн датасын кол менен киргизиңиз.
