Документтер өтө көп болуп, алар бир үймөктө турганда, кайсынысы эмнеге таандык экендигин билүү кыйынга турушу мүмкүн. Туура документти табуу дагы кыйыныраак. Бул көйгөйдү чечүү үчүн документтериңизди иретке келтирүү керек. Сыпатталган ыкма кагаз жүзүндөгү документтерди иреттөөгө гана эмес, электрондук түрдөгү документтерге, албетте, анча-мынча божомолдор менен тиешелүү.
Нускамалар
1 кадам
Документтериңизди иретке келтирүү, алар өтө көп болсо дагы. Бар болгон документтерди карап чыгып, аларды иреттей турган категориялардын тизмесин түзүңүз. Бул тизмеде субкатегориялар болорун аныктаңыз. Мисалы, келишимдердин жалпы категориясында кызмат көрсөтүү боюнча жеткирүү, контрактты айырмалоого болот. Буйрутмалардын арасынан компаниянын ишмердүүлүгүнө байланыштуу жалпы буйруктарды жана персоналдын буйрутмаларын бөлүп көрсөтүңүз.
2-кадам
Категориялардын тизмеси бүткөндөн кийин, документтерди кантип жана кайда жайгаштыраарыңызды аныктаңыз. Жетекчилик менен кеңсе буюмдарын (папкалар, делолор, түстүү стикерлер) сатып алууга чыгымдарды макулдашыңыз, анткени документтерди иргеп алуу жана жайылтуу жагымдуу, эгерде эски талкаланып жаткан папкалар менен скрипка кылбасаңыз.
3-кадам
Колдо болгон документтерди сиз түзгөн тизмеге ылайык иреттеңиз. Аларды өзүнчө үйүп коюңуз. Керек болсо, аларга карандаш менен жазыңыз же стикерди чаптаңыз (сорттоо учурунда башаламандыкка жол бербөө үчүн).
4-кадам
Бир категориядагы документтер (подкатегория) папкага туура келер-келбесин баалап, аларды тапшырыңыз. Документтерди алардын даярдалган күнүнө жараша иретке келтирген жакшы. Эреже боюнча, күнүмдүк иште документтер эң жогорку документтери менен, алардын жаратылышы боюнча берилет. Көктөрдү архивге өткөрүүдө буйрук өзгөрөт (жогору жагында эң алгачкы документ, төмөн жагында - акыркы түзүлгөн күнүнө карата).
5-кадам
Эгерде сиз бир эле папкага ар кайсы жылдардагы документтерди тапшырып жатсаңыз, анда бир жылды экинчисинен түстүү стикер же чоңураак баракча менен бөлүп алыңыз. Мындай кыстармалар келечекте керектүү документти табууну бир топ жеңилдетет.
6-кадам
Кийинки документтин тиркемесин жасаңыз.
7-кадам
Зарыл болсо, документтер менен кошо бардык папкалардын реестрин түзүңүз, анда ар бир папканын мазмуну, түзүлгөн күнү жана техникалык тейлөөнүн аягы, сактоо орду ж.б. Папкаларды аларды колдонууга ыңгайлуу кылып жайгаштырыңыз жана бир тонна макулатура аркылуу аларга "кирип кетүүнүн" кереги жок.
