PR менеджери өз иши жөнүндө билимдүү болушу керек. Бул маанилүү маалыматтардын архивдерин жүргүзүү зарылдыгын түшүндүрөт, алар пресса же медиа досье деп аталат.
PR менеджери архиви
Уюмдун кадыр-баркына тикелей же кыйыр түрдө таасир эткен бардык маанилүү жаңылыктар, адамдар жана окуялар үчүн пресс-досье чогултулат.
Айрым документтерди сактоочу шкафтарды төмөнкүдөй сактоо оптималдуу:
- туруктуу жана бир жолку иш-чаралар: көргөзмөлөр, семинарлар, тегерек столдор, жолугушуулар жана бизнес-кечки тамактар;
- негизги адамдар, коомдук пикирдин лидерлери, уюмдун позициясы жана анын оппоненттери;
- PR-кызматы тарабынан такай чагылдырылган темалар. Уюмдун жеке материалдарын гана эмес, коомдук реакцияны, редакциялык материалдарды, эксперттердин комментарийлерин ж.б.
- тармактык маалымат каражаттары жана журналисттер.
Ар кандай архив сыяктуу эле пресс-досье да маалымат үзгүлтүксүз жаңыланып туруучу жана жаңы маалыматтар тыкыр чогултулган динамикалык маалымат базасы болууга тийиш.
Коллекция техникасы
Техникалык жагында, пресс-досье басылып чыккан же электрондук болушу мүмкүн. Көбүнчө, пресс-докладда иштөөнү минималдаштыруу үчүн, архивдин бирин-бири толуктап турган варианттарынын экөөсүнө тең уруксат берилет.
Пресс-досьеге ММКдагы жарыялар, PR-кызматтын өзүнүн материалдары кирет. Адамдар үчүн өмүр баяны, сүрөттөр, жеке маалыматтар (адамдын уруксаты менен), жеке байланыш маалыматтары жана жардамчылардын телефондору колдонулат. Иш-чаранын программаларынан, резолюцияларынан, катышуучулардын таркатма материалдарынан жана уюштуруучулардын байланыштарынан иш-чаралар үчүн пресс-досьени түзүү маанилүү.
Басма сөз баракчасында өзгөчө орунду жалпыга маалымдоо каражаттары жана журналисттер жөнүндө маалыматтар ээлейт. PR адиси, уюм учурда редакция менен өз ара аракеттенип жатканына карабастан, ар бир адистештирилген ММКнын деталдуу мүнөздөмөсүн жасашы керек. Чийки маалыматтар тираж жөнүндө (эгер ал басма сөз басылмасы болсо), катышуу (интернет булактары үчүн), уюштуруучулар, башкы директор, редактор жана тармактык журналисттер жөнүндө маалыматтарды камтышы керек.
Бардык медиа өнөктөштөрдүн туулган даталары, алардын редакциялык иерархияда кандай кызматты ээлегенине карабастан, эч качан ашыкча болбойт. Жөнөкөй кызматкер жана медиа корпорациянын жетекчиси достук уюмунун PR-кызматы аларды кичинекей открытка же гүлдүү букет менен куттуктаса, бирдей кубанат. Журналисттер жөнүндө маалымат уюмдун маалыматтык компетенттүүлүгү менен гана чектелет. Эгерде PR кызматы материалды даярдоо үчүн уюмдун талдоочусун даярдап, кабарчыга өткөрүп берген болсо, анда бул жөнүндө пресс-досьеге из калтырышыңыз керек. Бул бир нече жолу байланышкан кесиптештеринин маалымдуулуктун баштапкы чекитин билүүнү жеңилдетет.
Пресс-досьени толтуруу PR-кызматы ММКны канчалык деңгээлде кылдат талдагандыгына түздөн-түз байланыштуу. PR-менеджер уюмунун ишмердүүлүгүнө жакын темада жаңы макала чыгаары менен, ал пресс-докладга киргизилиши керек. Ошондой эле видео окуялар, автордук колонна, авторитеттүү блогерлердин жазуулары жана башка маалыматтар менен иштешиңиз керек.
Басма сөздүккө кирүү
Эгерде пресс-досье узак убакыт аралыгында түзүлүп калса, анда ачык булактардан алынган маалыматтардан тышкары, анда инсайдер деп аталган нерсе пайда болот. Инсайдердик маалымат, адатта, расмий ырастала элек расмий эмес булактардан алынган маалымат деп аталат. Уюмдардын расмий өкүлдөрү мындай маалыматты узак убакытка чейин "эч кандай комментарийсиз" статусунда сактай алышат, андыктан PR-менеджер үчүнчү жактарга архивге кирүүнү чектөө зарылдыгын унутпашы керек.
Басма сөз докладына кирүүнү чектөөнүн дагы бир стимулу - бул жеке адамдар жөнүндө маалыматтар менен толукталып турган жеке маалыматтар. Уюмдун башка кызматкерлери, башка уюмдардын PR-адистери жана башка кызыкдар тараптар менен байланышканда муну эсиңизден чыгарбаңыз. Пресс-досье биринчи кезекте уюмдун ички колдонуусу үчүн иштелип чыккан.
Бул ошондой эле маалыматтын чыгып кетишинин алдын алуу үчүн кошумча коопсуздук тутумдарын орнотуу зарылдыгын түшүндүрөт. Кагаз материалдарды папкаларга чогултуу маанилүү, ага жетүү катуу чектелиши керек. Электрондук маалымат базалары PR-бөлүмүнүн кызматкерлери үчүн, талап боюнча - уюмдун жетекчилигине жеткиликтүү болушу керек, бирок корпоративдик маалыматтын кеңири чөйрөсүнө жабык.
