Документтерди туура сактоо туура келишимдерди табууда көйгөйлөрдү болтурбайт. Баалуу кагаздарды толтурууга бир аз убакыт короткондон кийин, керектүүлөрү ар дайым аман-эсен болушуна толук ишенесиз.
Нускамалар
1 кадам
Керектүү документти оңой табуу үчүн, бухгалтердик китепче жасаңыз. Келишимге бир номерди берип, ушул дептерге киргизиңиз. Сериялык номерден тышкары, келишим түзүлгөн күндү жазыңыз. Журналдагы сап төмөнкүдөй болушу керек: 1. 23.03.2010-ж. № 987DL келишими. Архивдөө корпоративдик стили талап кылса, андан тышкары, эскертүүлөрдө келишимдин маңызын көрсөтүңүз.
2-кадам
Ар бир юридикалык жакка, эгерде уюмда алардын саны бир нече болсо, өзүнүн документтеринин реестрин түзүңүз. Аларды белгилөө үчүн кадимки белгилерди колдонуңуз. Мисалы, ЖЧК "Тамашалуу сүрөттөр" келишимдерин 987ВК деп жазыңыз. Жана "Мурзилка" ААКнын келишимдери 987М. Башаламандыкка жол бербөө үчүн сандарды катуу дайындаңыз.
3-кадам
Ал келишимдин бардык этаптарын басып өткөндөн кийин, эки тараптын башкы директорлору кол койгондон кийин жана бардык мөөрлөр басылгандан кийин гана келишимди папкага салыңыз. Документтериңиздин коопсуздугун сактоо үчүн катуу мукабалуу байлоочу материалдарды тандаңыз. Ар бир юридикалык жак үчүн өзүнчө папка түзүңүз.
4-кадам
Контрактты байлоочу материалга киргизүү үчүн, шейшептерди бириктирип турган кагаз клипти кылдаттык менен алып салыңыз. Жаңы тешиктерди тешик менен тешип коюңуз. Документти папкага салып, аны темир тарамыштар менен бекемдеңиз. Бир келишимди экинчисинен бош А4 баракча менен бөлүп алыңыз.
5-кадам
Документтерди архивдөөнүн дагы бир жолу бар. Тунук файлдардын топтомун сатып алыңыз. Ар бир келишимди өзүнчө мукабага жайгаштырыңыз жана аны папкага бекемдеңиз.
6-кадам
Бир папкага көп келишимдерди салбаңыз - шейшептер бырышып кетиши мүмкүн. Кагаз чыгып калбашы үчүн, байлоочу материал оңой жабылышы керек.
7-кадам
Документтери бар папкаларды сактоо үчүн текчеге өзүнчө текче бөлүп коюңуз. Кыстыргычтын аягында келишимдер түзүлгөн жыл жана юридикалык жак көрсөтүлөт. Ушундай жол менен, керек болсо, тез арада керектүү келишимдерди таба аласыз.
8-кадам
Мындан үч-төрт жыл мурун түзүлгөн документтери бар папкаларды сактоонун кажети жок. Аларды бекем картон кутучаларга салып, жылга жана келишимге ээлик кылган юридикалык жакка кол коюңуз. Пакеттерди кампага жөнөтүңүз. Кургак сактоочу жерди табыңыз. Нымдуулук баалуу кагаздарды өлтүрүп салышы мүмкүн.
