Жолугушуу стихиялуу түрдө даярдала турган иш-чара деген пикир бар. Чындыгында, ишкердик өз ара аракеттенүүнүн бул формасы олуттуу административдик даярдыкты талап кылат.
Жолугушуунун темасы
Жолугушуунун себебин демилгечи түзүшү керек. Эч кандай учурда, ушул сапаттагы жолугушуунун эң маанилүү катышуучусу болуп саналбайт. Жолугушуулар корпоративдик мүнөздө жана көптөгөн чакырылуучулардын катышуусу менен боло тургандыгына негизденип, диалог үчүн зарыл болгон бардык адамдарды өзүнө тарта тургандай кылып теманы аныктоо керек.
Адатта, теманын техникалык формулировкасы административдик кызматкерлер тарабынан же түздөн-түз жыйналыштын катчысы тарабынан жүргүзүлөт. Жолугушуунун күн тартиби берилген темадан келип чыгат. Бул документте талкууга коюлган бардык маселелер камтылган. Алдын-ала макулдашуу боюнча, ар бир суроого баяндамачы дайындалат, ал талаш-тартышты эсепке албастан сүйлөө убактысын белгилейт. Талкуунун мөөнөтү күн тартибинде өзүнчө белгиленет.
Маселелерди жакшыраак түшүнүү үчүн кыскача шилтемелерди, статистикалык маалыматтарды же башка маалыматтык маалыматтарды камтыган таркатма материалды даярдоо ашыкча болбойт. Катчы мындай материалдарды ар бир баяндамачы менен өзүнчө даярдайт.
Документалдык даярдоонун акыркы этабы - ар бир маселе боюнча чечимдердин долбоорлорун иштеп чыгуу. Бул документ баяндамачылардын талкуунун негизинде сунуш кылган чечимдерин билдирет. Алар баяндамачылар сунуш кылган акыркы сүйлөмдөрдү жазышат. Эгерде катышуучулар чечимдин долбоорундагы вариант менен макул болбосо, документ катчы тарабынан оңдолот.
Чакырылган адамдар
Күн тартиби негизинен көтөрүлгөн маселелерди чечүүгө чакырылышы керек адамдардын болжолдуу тизмесин аныктайт. Демек, натыйжалуу жол - карама-каршы көз караштагы адамдарды баяндамачы менен чакыруу. Бул учурда, жолугушуу талаштуу кырдаалга катышкан тараптар үчүн "тегерек стол" катары кызмат кылат.
Жолугушуунун катышуучулары ар кандай болгон ыкмалар менен - телефон чалуу, электрондук почта же жеке чакыруу аркылуу кабардар болушат. Документтердин толугу менен пакети бардык катышуучу адамдарга алдын-ала берилиши керек, ошондо алар материалдар менен алдын ала таанышууга мүмкүнчүлүк алышат.
Жолугушуу өткөрүү
Катчы чогулушка катышышы керек. Анын милдети - талкуудан кийин протокол түзүү. Документти түзүүдө талкуунун жазылышынын сөзмө-сөз тактыгы эмес, негизги сөздөрдүн жана конкреттүү сунуштардын чагылдырылышы маанилүү.
Мүмкүн болгон айырмачылыктарды четтетүү үчүн жолугушуунун жүрүшүн диктофонго жазып койгон оң. Бардык катышуучуларга жазуунун башталышы жөнүндө маалымат берилиши керек.
