Документтерди каттоо - бул жиберилгенде, алынганда, түзүлгөндө белгилүү бир документ жөнүндө ишеним грамоталарын белгилөө процесси. Учурда журнал, карточка жана документтерди каттоонун автоматташтырылган формалары колдонулуп жатат.
Документтерди ички каттоо ар кандай мамлекеттик же муниципалдык органдын, мекеменин, коммерциялык уюмдун же жеке ишкердин ишинин ажырагыс бөлүгү болуп саналат. Иш жүзүндө, бул процесс документ жөнүндө негизги маалыматты ички каттоодо колдонулуучу атайын форматта бекитүүгө чейин жетет.
Бул учурда, адатта, ички жана катталган документтер гана эмес, уюмдун өзүндө түзүлгөн документтер да бар (мисалы, контрагенттер менен түзүлгөн келишимдер). Документтерди каттоо боюнча жоопкерчилик көбүнчө катчыга же катчыга жүктөлөт, ири уюмдарда бул процессти оптималдаштыруу үчүн бүтүндөй бөлүмдөр түзүлөт.
Документтерди ички каттоонун кандай формалары бар?
Документтерди ички каттоонун кеңири тараган формасы дагы эле журналдык каттоо болуп саналат. Бул учурда, документтер жөнүндө маалымат бир нече графага бөлүнүп, атайын журналга киргизилет. Документтин келип түшкөн, жөнөтүлгөн же түзүлгөн датасы жөнүндө маалыматты, анын каттоо номери, аты-жөнү жана кыскача сүрөттөлүшү жазылып алынгандыгын унутпаңыз.
Альтернативдик форма - бул документтерди карталык каттоо, анда ар бир документ жөнүндө маалыматтар өзүнчө картага киргизилет, толтуруу эрежелери алдын ала бекитилет. Акыр-аягы, документтештирүүнү автоматташтырылган документтештирүү эң прогрессивдүү формасы деп эсептелет, бул иш кагаздарын минималдаштырат.
Уюм үчүн эң ыңгайлуу форма кайсы?
Документтерди ички каттоонун журналдык формасы чакан уюмдарда натыйжалуу колдонулушу мүмкүн, ал жерде бир адис тиешелүү процедураларды жүзөгө ашырууга жооп берет. Бул форманын кемчилиги - документтерди каттоо боюнча бир эле мезгилде бир нече кызматкерлердин иштеши мүмкүн эмес, андыктан ири компанияларга ылайыксыз. Мындан тышкары, документтерди каттоо боюнча бир нече журналдар болгондо (мисалы, ар кандай бөлүмдөрдө), алардын каттоо маалыматтары менен башаламандыктар көп кездешет.
Бул кемчиликтерди ички каттоо карточкасынын формасын колдонуу менен жоюу мүмкүн, бул документтердин каалаган саны жөнүндө маалыматты ыкчам жана натыйжалуу жазууга мүмкүндүк берет. Эгерде компаниянын максаты иш кагаздарын минималдаштыруу болсо, анда адистештирилген программалык камсыздоону талап кылган автоматташтырылган ички каттоо формасын колдонуу сунушталат.
