Байланыш каналдарынын көптүгүнө карабастан, электрондук почта бизнес байланыштар үчүн эң ишенимдүү бойдон калууда. Оозеки байланышуудан мурун анын кемчилиги - алуучу жөн эле катты көрмөксөнгө салат. Боштукка жазбоо үчүн, электрондук почта кат алышуу эрежелерин билүү керек.
Тема - бул башчы
Электрондук иш кагаздарынын натыйжалуулугу көп жагынан туура темага байланыштуу. Жөнөтүлгөн билдирүүлөрдүн тизмесин карап чыгып, алуучу жумушчу күндүн аягында маанилүү аталыштарга артыкчылык берип, кат жок калат.
"Александрдан", "Виталий үчүн" форматындагы тема жана башка абстракттуу баштар алуучу кат күтүп турганда жана акыркы сүйлөшүүдө маанилүү маалыматтардын жакынкы аралыкта жөнөтүлүшү жөнүндө кабардар болгондо гана ылайыктуу болот. Башка учурларда, мындай темалар өкүнүчтүү. Алар кайрылуунун себебин, каттын маңызын жана маанилүүлүгүн чагылдырбайт.
2-4 сөздөн турган так аныкталган сүйлөм жакшы тема деп эсептелет. Мисалы: "Бекитүү үчүн отчеттун долбоору", "Бизнес-Трейд" ЖЧКсынын коммерциялык сунушу, "Шифер менен камсыз кылуу жөнүндө", "Шифер. Кароо үчүн сунуш ".
Кайрылуунун максатына карабастан, каттын автору көңүлдү өзүнө бурууда этият болушу керек. Ошентип, "Срочно!", "Директордун жеке өзү", "Маанилүү!" тема сабында билдирүү чындап эле өзгөчө мааниге ээ болгон учурларда гана көрсөтүлүшү керек, ал жөн гана жөнөтүүчү үчүн эмес, алуучу үчүн дагы. Эгерде ошол эле байланыш адамынын ар бир каты көңүлдүн негизсиз белгилери менен коштолсо, анда алуучу аларга жооп берүүнү токтотуп, өзгөчө учурларда аларды кара тизмеге жөнөтөт же кол алдындагыларга багыттайт.
Кайрылуу
Электрондук почта билдирүүсү менен башталышы керек. Алуучунун толук атын колдонуп, аларды катасыз жазуу керек. Анын атынан орфографиялык ката кеткенин байкаган кунт коюп кайрылуучу кайрылуунун авторуна ишенимин жоготот жана диалогду улантууга кызыгуусун жоготот.
Мунун алдын алуу үчүн, массалык почта аркылуу болсо дагы, коштомо каттын текстин жөнөтүүдөн мурун, аны текшерип чыгууну унутпаңыз. Көпчүлүк учурда каталар кайрылып, татаал фамилияларды жазып жатканда аяктаган учурларда жашырылышы мүмкүн. Алуучунун статусуна карабастан, аты-жөнү жана атасынын аты менен кайрылуу туура болот, эгер алар белгисиз болсо, анда салттуу нейтралдуу конструкцияларды колдонууга жол берилет: "Кайырлы күнү", "Салам". Эгерде каттын автору жана алуучу ар кандай убакыт зоналарында жашашса, анда төмөнкү кайрылууга жол берилет: "Кутман күн", "Жакшы саат".
Өзүңүздүн жана башкалардын убактысын баалай билиңиз
Электрондук почта кыска, түшүнүктүү жана тажатма же керексиз деталдары жок болушу керек. Бул сапат өзгөчө электрондук кат алышуу ишкердик кызматташтыктын башталышы катары кызмат кылган учурларда маанилүү, аны улантуу эмес.
Кайрылуунун биринчи абзацында, эгерде кат алышуу мурда жүргүзүлбөсө же көптөн бери үзгүлтүккө учураса, автор өзүн тааныштырышы керек. Мунун оптималдуу дизайны салтка айланган сөз айкашы: “Сиз Бизнес Трейдинин кызматкери Василий Кузнецовго тынчсызданасыз. Каналды жеткирүү боюнча сунушту кароо жөнүндө маегибизди уланткым келет”.
Андан тышкары, сунуш өзү мүмкүн болушунча кыскача берилиши керек жана кеңейтилген маалымат булагы катары катка коммерциялык сунуш тиркелиши керек.
Сүйлөмдөгү бардык толук ойлор логикалык абзацтарга бөлүнүп, тизмелер киргизилип, тайманбай бөлүп көрсөтүү жана астын сызуу ылайыктуу колдонулушу керек, бул окурмандын маалыматты кабылдоосун жакшыртып, темага сүңгүү убактысын кыскартат. Адатта, электрондук почта сейрек 3-5 параграфты камтыйт.
Акыркы курулуш
Электрондук почта билдирүүлөрүн бизнес менен коштошуу стили менен аяктоо акылга сыярлык: "Эң жакшы каалоолор менен, …", "Сизге чын жүрөктөн, …" ж.б. Бирок "Ар дайым сиздики, …" сыяктуу коштошуу сөздөрү менен., мүмкүн болушунча этият болуңуз, анткени формалдуу эмес тон жана ашыкча конвергенция алуучу үчүн түшүнүксүз болушу мүмкүн.
Кол тамга байланыш маалыматтары менен кошо берилиши керек. Телефон номерлерин, факсты, көрсөтүлгөн уюмдун расмий сайтын, ошондой эле резервдик электрондук почта дарегин көрсөтүү маанилүү, анткени алуучу байланыштын дарегин каттын өзүнөн көрөт.
Документти даярдоо процессинде пайда болгон ойлор пост-скрипт менен жол-жоболоштурулбашы керек. Белгилүү болгондой, жазуу үчүн кечиккен идеялардын мындай билдирүүсү жеке кат алышууда гана ылайыктуу. Жана электрондук терүү кайрылуунун тексттик мазмунун каалаган убакта өзгөртүүгө мүмкүнчүлүк берет. P. S. катта колдонуңуз алуучу тарабынан терс кабыл алынышы мүмкүн, себеби ал жөн эле себепсиз эмес, адресат катка кошумча маалыматты шайкеш келтирип, убакытты бөлүп, тез скрипт менен чектелүүнү чечкен деп ойлошу мүмкүн.
